Ist es nicht wunderbar, wenn man in der Bauabwicklung mit dem Gegenüber gut auskommt und alles zeitnah erledigt? Aufmaße unterschrieben, Abschlagsrechnung geprüft und bezahlt, Nachträge und Regierapporte gegengezeichnet, Abnahme vollzogen. Bei der Schlussrechnung aber kommt der Auftraggeber und wischt alles vom Tisch: Keine Vollmacht! Vermeiden Sie diese Situation von Anfang an.
Nur der Vertragspartner darf bestimmen
Grundsätzlich darf nur der Vertragspartner verbindliche Entscheidungen treffen und niemand sonst. Werden Dritte zur Aufgabenerfüllung eingesetzt und geben verbindliche Erklärungen ab, müssen Sie von dem Vertragspartner hierfür eine Vollmacht haben. Liegt keine Vollmacht vor, ist davon auszugehen, dass der Dritte keine Befugnis hat.
Erfragen Sie die Vollmachten gleich zu Beginn
Sie sollten daher möglichst schon in der ersten Baubesprechung mit dem Vertragspartner klären, wer welche Aufgaben übernimmt. Aus der Aufgabenverteilung wird ein Organigramm erstellt, in dem die Namen und die Aufgaben aller Beteiligten ersichtlich sind. Klären Sie dann, ob die Beteiligten nur die Aufgaben erfüllen dürfen, oder ob sie auch für den Vertragspartner verbindliche Erklärungen abgeben und unterschreiben dürfen. Hierzu gehört auch der Umfang der Vollmacht. Es ist nicht unüblich, die Vollmacht für die Beauftragung zusätzlicher Leistungen auf eine maximale Vergütungshöhe, z.B. 5.000,00 €, zu beschränken.
Folgende Punkte muss die für einen Dritten erteilte und vom Vertragspartner unterschriebene Vollmacht enthalten:
- Name des Bevollmächtigten
- Für welche Tätigkeit hat er Vollmacht?
- Umfang der Vollmachten, bzw. Einschränkungen
Vollmachten ablegen
Die übergebenen und unterschriebenen Vollmachten heften Sie bei den originalen Vertragsunterlagen ab. Für den Gebrauch auf der Baustelle fertigen Sie vorab Kopien an.
Praxistipp:
Tragen Sie sich in das Organigramm ein, wer in welchem Umfang welche Vollmacht hat. Drucken Sie das Organigramm aus und hängen es an die Wand. Das erspart Zeit durch schnelle Prüfung.
© Verlagsgesellschaft Rudolf Müller GmbH & Co.KG, Köln 2017 [Autor: Dr.-Ing. Helmuth Duve]
